Наскоро разгледахме видовете проучвания сред служителите, които ЧР специалистите и ръководството на всяка организация могат да впрегнат за подобряване на ефективността на работата. Използването на анкети за събиране на данни за нагласите на служителите е лесно. Все пак то крие някои капани, за които трябва да се внимава. Тук ще се опитаме да хвърлим светлина върху важните „трапове“ при планирането и осъществяването на проучванията.

Лошо планиране: Изследванията сред работниците често се провалят поради лошото планиране. Всеки подобен проект трябва да има ясна цел – и подкрепа от страна на висшето ръководство! Не са за подценяване и поверителността, ясните въпроси в анкетата и планът за действие след анкетата.

Бездействието: Най-лошото нещо, което може да се случи с едно проучване, е резултатът от него да потъне в мълчание. Времето на служителите е загубено. Те са били готови да сътрудничат за промяна, но ръководството изпуска този важен момент. Работещите хора започват да се чувстват демотивирани и оскърбени. Нищо не срива доверието у една компания повече от не-предприемането на действия, когато публично е декларирано (чрез започването на изследването), че се подготвят такива.

Народната мъдрост гласи: „ако не си готов да чуеш отговорите, по-добре не питай“. Това важи с пълна сила тук. Когато организацията е поискала от служители тяхното мнение, нелепо е да не последва реакция. Сякаш се казва на работниците: „каквото и да кажете, това няма значение за нас“.

Забавяне на реакцията: Друга често срещана грешка е твърде бавното предприемане на действия след проучване. Някои организации събират данните, преглеждат ги и прекарват три-шест месеца, преди да съобщят резултатите и да предприемат действия. Това е много демотивиращо за служителите. Препоръчително е резултатите да бъдат оповестени в рамките на 30 дни след датата на изследването. В този период работещите в една организация имат емоционален „заряд“ от готовност да участват в евентуални промени.

Протяжно и неясно проучване: При проектирането на въпросника трябва да се използват ясни, стегнати и фокусирани въпроси. Не е препоръчително да има много странични питания и твърде много отворени въпроси. Желателно е времето за попълване да бъде сведено до около двадесет минути, за да се намали броят на отказалите се.

Еднократно събитие: Друга често срещана грешка на ръководствата е изследванията сред служителите да са еднократни събития, а не част от последователен, целенасочен процес. Сами по себе си ценни, резултатите от изследванията стават много по-стойностни, когато анкетите се провеждат регулярно и има проследимост на тенденциите.

Спам за напомняне: Не е нужно да спамваме служителите с постоянни напомняния за анкетата! Да, безспорно ни се иска повече работници да я попълнят. Все пак трябва да се приеме, че винаги има един процент служители, които така и няма да я попълнят. Чрез спам няма да ги мотивираме да го направят, но ще досадим.

Понякога най-добрият стимул хората да завършат проучването е обещанието, че няма да получават повече напомнящи съобщения в своите пощенски кутии!

Проучването НЕ Е промяна: Много голяма грешка е да се мисли, че само по себе си изследването е решение на проблемите. Проучването нищо не променя. То само събира информация. Данните от него могат да бъдат основа на решение какво да се направи за промяна. На база събраната информация се изготвя план за действие, изковават се политики и стратегии. Ала проучването и необходимите мерки не бива да се бъркат.

Слабо планиране на обработката: Важно е, особено за по-големите организации, да има ясно разпределение на дейностите по обработка на информацията. Кой какво ще чете? Да, ще има много коментари. Всичко трябва да бъде прочетено и анализирано. Това не е работа за един човек. Инициаторът на анкетата трябва да е подготвен и да има помощници в анализа. Това трябва да се направи, защото именно коментарите, тези лични бележки на служителите, „разказват истинската история“ зад данните и показват какво може да се промени в по-добра посока.

Проучването е работа на ЧР отдела: Не! Проучването не е ангажимент само на ЧР отдела. Ангажираността на служителите, организационната култура, кариерното развитие – всички тези въпроси трябва да са обект на вниманието на топ-мениджмънта. Ръководителите на нито един бизнес не бива да си позволяват да „аутсорсват“ ангажираността на служителите към HR отдела.

Обвързване на отговори с респонденти: Ключов момент във всяко проучване е чувството за анонимност. Членовете на организацията няма да отговорят честно, ако имат усещането, че не са анонимни и че биха могли да бъдат наказани за своите отговори. От съществено значение за изследването да се проведе напълно анонимно и в нито един момент от проучването и оповестяването на резултатите да не се прави връзка между даден отговор и даден респондент.

След всички тези потенциални капани в изследванията навярно изглежда, че провеждането на анкета сред служителите е много сложно и трудно начинание. В действителност не е така. Достатъчно е да се поставим на мястото на който и да е анкетиран човек по каквато и да е тема, за да усетим кои биха били смущаващите моменти в проучването. Имайки такава яснота, проектирането на проучването става много по-лесно, а с многоаспектните възможности на софтуерна платформа като Survey.bg формирането на анкетните въпроси става интуитивно и бързо.